====== Ajuntament de Barcelona: Adaptació de l'Entorn virtual a les necessitats organitzatives ====== Eva Herrero Alonso Cap del departament de Desenvolupament Direcció de Serveis de Desenvolupament i Atenció al Personal Gerència de Recursos Humans i Organització Ajuntament de Barcelona ==== 1. Com va començar tot ==== A començaments de l’any 2008 es decideix instal·lar el nou Office 2007 a tots els equips informàtics de l’Ajuntament i es planteja la necessitat de formar, de manera simultània, més de 5000 persones en els canvis que suposa aquesta nova versió. En aquest moment es valora que la modalitat formativa més adient és la virtual, ja que permet l’accés immediat als nous coneixements de tot el personal municipal. És important destacar el suport de la representació sindical a la Comissió de Formació Contínua vers aquesta iniciativa. S’encarrega la creació de 5 cursos virtuals (El nou office, Word, Excel, Access i Power Point) i d’una plataforma Moodle per allotjar-los. Aquest procés s’acompanya de sessions presencials informatives sobre els continguts i la manera d’accedir-hi. L’experiència es valora molt positivament. Cal tenir en compte que, fins aleshores, des de la Intranet ja es podia accedir a cursos d’autoaprenentatge i a d’altres materials formatius. L’accés als continguts era obert i funcionava com a biblioteca de continguts sense la possibilitat de crear aules amb tutorització, la interacció entre els participants ni el seguiment personalitzat de l’aprenentatge ni de les qualificacions. ==== 2. Noves necessitats, nous reptes ==== L’any 2009 hi ha dos requeriments organitzatius que ens fan plantejar un nou impuls de l’aprenentatge virtual a l’Ajuntament de Barcelona: - Es realitza un diagnòstic de necessitats formatives vinculades al nou model de gestió Barcelona 2.0. S’observa que els diferents projectes generen necessitats de formació molt diverses que afecten a un gran nombre de persones de l’Ajuntament i els seus organismes autònoms. - El nou sistema de gestió de recursos humans basat en competències, els plans de desenvolupament individual i els plans de carrera també posen de manifest dues necessitats a curt termini: * Ampliar l’oferta de recursos formatius per fer possible un alt nivell de personalització dels plans de desenvolupament, * Garantir l’accés als diferents recursos formatius d’un gran nombre de persones de manera simultània. En aquest context es plantejar crear un entorn virtual d’aprenentatge que juntament amb altres projectes del nostre departament permeti satisfer, de la manera més eficient possible, les necessitats de formació i desenvolupament que ens planteja l’organització. ==== 3. La creació de l'EVA de l'Ajuntament de Barcelona ==== La valoració positiva de l’experiència de formació en l’Office 2007 i l'alta satisfacció dels participants a les dues edicions del Curs de procediment administratiu, cedit per l’EAPC, a la plataforma Moodle durant l’any 2009 fan que decidim continuar apostant per aquesta plataforma de codi obert. L’extensió del seu ús en diferents institucions públiques i privades fa que ens plantegem la conveniència de contribuir amb la nostra opció a crear una xarxa d’institucions públiques que puguin compartir experiències, metodologies i, per què no, també continguts. L’any 2010 l’Ajuntament de Barcelona es planteja 3 objectius: - Disposar d’una plataforma tecnològica que tingui capacitat per donar servei a 10.000 persones aproximadament. - Crear continguts d’aprenentatge virtual aprofitant el coneixement i l’expertesa interna. - Augmentar l’oferta formativa virtual. Es tracta ara de decidir com volem gestionar els serveis necessaris per assolir aquests objectius. Fins al moment, la gestió de la plataforma Moodle la feia un proveïdor extern que exercia tots els rols possibles: administrador, dissenyador de cursos i gestió acadèmica. En aquest moment ens plantegem autogestionar aquells processos que ens poden aportar un valor afegit i que, al nostre entendre, són: * el disseny didàctic d’accions formatives virtuals, * la coordinació tècnica des de l'inici de l'acció fins a la finalització, i * el seguiment, l'avaluació i la certificació. Decidim continuar gestionant de manera externalitzada l’administració de la plataforma i la gestió acadèmica complementària que implica la creació d’aules i inscripció de participants a cursos virtuals. === 3.1. El nou Entorn virtual d’aprenentatge === La primera qüestió que se’ns planteja és la necessitat de disposar d’una plataforma tecnològica amb capacitat per a donar servei a 10.000 persones. La plataforma Moodle que es va crear per una necessitat molt concreta tenia algunes limitacions de capacitat i una estructura poc treballada. L'acord amb Universitat de Barcelona-IL3 té com a objectiu la creació del nou entorn virtual, l’allotjament al seus servidors i el suport tècnic i l’assessorament i acompanyament permanent d’una institució amb gran experiència en aprenentatge electrònic. No obstant això, des de l’Ajuntament l’equip tècnic del Departament de Desenvolupament continua realitzant la coordinació dels cursos oferts a l’entorn virtual essent el punt de referència tant dels equips docents com dels participants. Aquest nou rol del/de la tècnic/a de formació implica també un procés d’adquisició de nous coneixements i de noves habilitats per fer-hi front substancialment diferents al rol exercit a la formació presencial. === 3.2. La creació pròpia de continguts formatius virtuals === La demanda de solucions formatives virtuals per part de diferents interlocutors interns s’incrementa considerablement als darrers dos anys. Fins aleshores la creació d’aquests continguts era encarregada a proveïdors externs especialitzats en aquest tipus de servei. Aquesta solució plantejava sovint dos inconvenients: - El procés de creació requereix una dedicació molt intensiva tant per part de l’interlocutor intern com a validador de continguts com per part del Departament de Desenvolupament com a validador pedagògic. - L’interlocutor intern basa l’elecció del format de disseny de continguts en criteris de visualitat gràfica. L’actualització d’aquests formats quan es produeixen canvis en els continguts tenen costos elevats. Per tal de minimitzar aquests inconvenients decidim disposar del nostre propi editor de continguts exportables a l’entorn virtual i en entorn col·laboratiu seguint el model impulsat per la pròpia EAPC. Des del gener de 2010 estem treballant més de 10 cursos a l’editor: * Alguns han estat creats per proveïdors externs, * D’altres cedits per l’EAPC i adaptats per personal propi, * D’altres han estat creats pel propi personal de l’Ajuntament i, * En alguns casos s’ha decidit migrar a l’editor cursos creats en altres formats per garantir l’actualització continuada i dinàmica per part de personal de l’Ajuntament. === 3.3. L’impuls de l’aprenentatge virtual a l’oferta formativa === Un cop garantida la disponibilitat d’un entorn virtual amb prou capacitat i la possibilitat de crear els nostres propis materials en entorn wiki ens plantegem augmentar l’oferta d’aprenentatge virtual a l’Ajuntament de Barcelona. L’any 2010 és sens dubte l’any de major oferta de formació virtual tot i estar encara lluny d’assolir el percentatge del 30% que ens plantegem per al proper any. Actualment s’ofereixen diferents cursos virtuals o semipresencials i d'autoaprenentatge: Office 2007, Outlook web access, Eines web 2.0, Protecció de Dades, Prevenció de riscos laborals en treball d’oficina, Curs bàsic en prevenció de riscos laborals, Integració i descentralització de l’activitat preventiva i Procediment Administratiu, entre d’altres. ==== 4. Els reptes de futur ==== Des de l’Ajuntament de Barcelona apostem per l’aprenentatge virtual de manera decidida perquè estem convençuts que ofereix un seguit d’avantatges que incrementen, no només l’eficiència i la qualitat del procés d’aprenentatge, sinó també les possibilitats d’accedir-hi. L'aprenentatge virtual augmenta les possibilitats de personalització dels plans de desenvolupament individual contemplats al model de gestió per competències i té un pes molt important a la **Guia de recursos de desenvolupament professional**. Els avantatges que per nosaltres té disposar d’un entorn virtual en plataforma Moodle són: - flexibilitat i facilitat en la creació i disseny d’accions formatives, - possibilitat de reutilització dels cursos en posteriors edicions, - increment del nombre de places ofertes en relació a la modalitat presencial, - reducció de costos derivada de la reutilització posterior de cursos, - seguiment personalitzat del procés i de les qualificacions obtingudes, - increment de la satisfacció dels participants respecte al seu procés d’aprenentatge, i - possibilitat de valorar l’aprofitament que els participants fan del procés d’aprenentatge. A aquests avantatges cal afegir els derivats de disposar del nostre propi editor de materials que ja s’han esmentat anteriorment. Les dificultats que ens hem trobat són: - gestió del canvi respecte de la manera tradicional d'aprendre i de les resistències inicials d'algunes persones, - manca d'adaptació d'alguns proveïdors externs de serveis de formació a aquesta nova modalitat, i - Replantejament del model de certificació de participació/aprofitament en modalitat virtual tutoritzada o no tutoritzada. El 2010 ha estat per a nosaltres l’any en què hem creat els fonaments necessaris per impulsar aquesta nova manera de crear continguts i d’aprendre a partir d’aquests. Ara ens toca fer-ho créixer i per això ens plantegem els següents objectius per al proper any: - crear una xarxa de tutors/es virtuals interns, - crear una xarxa de creadors de continguts virtuals interns, - fer el mapa de continguts virtuals. És a dir, decidir quins continguts dels nostres programes de formació són susceptibles de virtualització total o parcial i quins no ho són, i - dissenyar cursos virtuals amb metodologies innovadores, pràctiques i actives basades en un aprenentatge virtual participatiu i col·laboratiu.