Guia dels responsables d'edició a l'Aula Virtual

• Elaborat pel Servei de Formació per a la Generalitat (EAPC)
• Darrera actualització: febrer 2024

• Identificació
• Subscripció als fòrums d'interès i notificacions
• Tasques dels responsables de formació
  • Gestions prèvies
  • Abans de l'inici de curs
  • A l'inici del curs
  • Durant el curs
  • Al final del curs
• Aclariments: usuaris i rols a l’Aula Virtual

Per tal que les persones responsables del desenvolupament dels cursos a l'Aula Virtual de l'EAPC us puguem identificar correctament i inscriure-us, amb el rol o permisos corresponents, a l'edició que us correspongui dins cada curs, cal que els vostres usuaris com a responsables d'edicions de cursos siguin ben identificables.

• El nom i cognoms d'aquests usuaris han de ser "Unitat de formació" (camp del nom de l'usuari) i sigla del departament o organisme (camp del cognom de l'usuari) (p. ex., Unitat de formació INT). Si hi ha canvis de noms de departaments, heu de modificar-ne les sigles editant el vostre perfil d'usuari.

• A més, és convenient que l'adreça electrònica vinculada a aquest usuari sigui una adreça real i genèrica de la unitat, per tal que pugueu rebre-hi notificacions del que succeeix als cursos i aquesta informació pugui arribar a diverses persones de la unitat.

• Canvis al perfil d'usuari:

Com que les tasques a fer dins l'Aula Virtual tenen a veure bàsicament amb la gestió acadèmica dels cursos, us recomanem que totes les persones de la unitat de formació feu servir un sol usuari genèric, identificat de la manera que us hem comentat.

Podeu veure i gestionar com esteu subscrits als diferents fòrums d'un curs, des d'una sola pàgina, obrint el calaix de blocs del lateral dret i accedint al bloc d'Activitats, clicant a l'enllaç a Fòrums:

Us durà a una pantalla on visualitzareu tots els fòrums del curs, com aquesta:

Com que a partir d'ara us comunicareu fent servir els espais habilitats a l'Aula Virtual, per evitar rebre informació que no va adreçada a vosaltres i que no us interessa rebre, us pot resultar interessant comprovar quines notificacions rebreu dels cursos i com les rebreu.

Rebreu les notificacions dels fòrums als quals esteu subscrits, per tant, és important que gestioneu les vostres subscripcions als fòrums d'interès, com s'indica a l'apartat anterior.

Us cal gestionar les notificacions accedint a Preferències, i des del vostre perfil podreu configurar com voleu rebre les notificacions dels fòrums als quals esteu subscrits.

• A les Preferències del fòrum podeu indicar com voleu rebre els missatges (complets, sense resum, per assumptes, etc.):

• A les Preferències de les notificacions podeu triar com voleu rebre les notificacions. A l'exemple està indicat rebre-les:
  
  • A l'Aula Virtual (notificació emergent, des de la icona superior de la campaneta podreu anar seguint tots els missatges nous)
    
  • Per correu o com a notificació emergent:

A les activitats de modalitats en línia asíncrona i mixta que es porten a terme a l'Aula Virtual, intervenen altres persones en coordinació amb els responsables d'edicions. Una bona comunicació i coordinació amb elles és molt important per a un bon desenvolupament dels cursos.

Consulteu aquest apartat de la Guia dels tutors per tenir una imatge més completa de totes les persones que intervenen en un curs i de les tasques que duen a terme.

• Retribució dels docents: l'EAPC us assignarà el/la docent que impartirà la vostra edició. Heu de posar-vos-hi en contacte i gestionar la seva retribució, per a la qual heu d'aplicar els barems retributius que trobareu al web de l'EAPC. L'EAPC us donarà també informació sobre les retribucions recomanades per a les activitats de catàleg, mitjançant el Sharepoint de la CTRF i el grup de Teams específic. Del pagament del DAV, generalment se n'encarregarà l'EAPC, ja que la persona encarregada serà la mateixa per a totes les edicions del curs que s'imparteixin en paral·lel.

• Organització d'activitat síncrona i/o presencial: a banda de la retribució, també heu de gestionar amb els docents tot el relatiu a l'activitat síncrona dels cursos en modalitat mixta, sigui presencial o per videoconferència. Heu d'establir les dates concretes d'aquestes sessions, tenint en compte que el pla docent i les dates d'inici i finalització d'aquestes activitats, l'estableix l'EAPC (les sessions, doncs, hauran de quedar integrades com pertoqui segons el pla docent establert). També us heu d'encarregar de la gestió que correspongui a aquestes sessions: reserva d'aules, si són presencials, i convocatòria de les sessions que es facin per videoconferència, així com del control d'assistència.

• Accés als cursos a l'Aula Virtual: amb prou antelació rebreu un correu dirigit a tots els responsables de formació que tingueu edicions del mateix curs, als docents de cada edició, i al/a la DAV, on us comunicaran que ja teniu accés al curs. Podeu accedir a l'Aula Virtual, si voleu, per donar-hi una ullada. L'usuari que heu de fer servir per accedir a l'Aula Virtual, generalment, serà el que heu identificat com hem explicat a l'apartat Identificació i vinculat a l'adreça de correu genèrica de la vostra unitat.

• Espais de comunicació dins l'Aula Virtual: quan accediu als cursos on tingueu edicions dins l'Aula Virtual trobareu un fòrum o espai de comunicació amb els responsables de les activitats. Aquest fòrum estarà ocult a l'alumnat, però hi tindran accés també els docents, vosaltres com responsables de l'EAPC i el DAV. També disposareu de la missatgeria privada, per si necessiteu contactar amb algú per aquesta via.

En els cursos mixtos, abans d'iniciar el curs informareu, al fòrum de comunicació amb els responsables de les activitats:

• les dates
• els horaris
• els enllaços de les sessions de videoconferència pactades amb els docents.

• El/la DAV us farà arribar, tot just abans de començar el curs, un model de correu per enviar als alumnes admesos, que inclourà la clau d'inscripció dels alumnes per a la vostra edició, l'enllaç directe al curs de l'Aula Virtual i instruccions per a la inscripció. Aquest correu l'heu d'enviar als alumnes el primer dia del curs, al matí, per tal que els alumnes s'hi inscriguin.

• Vosaltres heu de fer arribar al/a la DAV el llistat d'alumnes admesos al curs, perquè pugui fer el seguiment de les inscripcions.

↑ Tornar a dalt

• El dia d’inici del curs heu d'enviar als alumnes les instruccions d’autoinscripció (el/la DAV us haurà enviat un missatge model amb aquesta clau d'accés i la URL amb l'enllaç a l'aula virtual).

• Durant la primera setmana del curs, en què normalment es porta a terme el TFE, el Taller de familiarització amb l'entorn -que no és obligatori de fer ni tampoc puntua-, el DAV us enviarà la relació d'alumnes que no s'han connectat encara al curs, per tal que els envieu un recordatori d'inici del curs o, en tot cas, us indiquin si volen donar-s'hi de baixa.

• Si voleu, el primer dia del curs podeu publicar un missatge de benvinguda als alumnes des del Tauler del professorat, en representació del vostre departament/organisme, escollint el vostre grup; el/la DAV també haurà donat la benvinguda a tots els alumnes amb la indicació de tot el que necessiten saber per seguir el curs amb normalitat. Els docents també es presentaran a partir del primer dia de docència.

↑ Tornar a dalt

• Si durant el curs hi ha incidències que us afectin, el/la DAV us les comunicarà per tal que estigueu al cas i es puguin prendre decisions a aquest respecte.

En els cursos mixtos, heu d'informar el DAV abans d'iniciar el curs, al fòrum de comunicació amb els Responsables de les activitats, sobre les dates, els horaris i els enllaços de les sessions de videoconferència pactades amb els docents.

Durant el curs és recomanable fer recordatoris a l'alumnat de cada sessió de videoconferència. Convocar-los per Outlook permet a l'alumnat:

1. Recordar que tindrà lloc la sessió, i els quedarà gravada la data al calendari d'Outlook.
2. D'aquesta manera, es veurà que no estan disponibles i s'evitarà que contactin amb ells mentre duri la videoconferència, fet que els permetrà centrar-se en l'aprenentatge.

↑ Tornar a dalt

• Quan s'acosti el final del curs, el/la DAV us demanarà l'enllaç al qüestionari de satisfacció adreçat als alumnes, i el publicarà a l'Aula Virtual l'últim dia del curs, amb indicació de la data que tenen de termini els alumnes per respondre'l. En cas que preferiu enviar-lo vosaltres mateixos als alumnes per correu electrònic, indiqueu-li-ho així al/a la DAV.

• Un cop transcorregut el termini de deu dies des del final del curs (període de què disposen els docents per posar les darreres notes), més els cinc dies naturals que deixem de període de reclamació, rebreu l'acta amb les qualificacions, signada pel/per la docent. És possible que el/la DAV us demani el codi de l'edició (codi d'Aul@ o del programa de gestió de la formació que feu servir) per tal de passar-li al/a la docent i que aquesta dada consti a l'acta. Si voleu que aquesta acta s'enviï a alguna adreça electrònica concreta, transmeteu-li al/a la DAV i al/a la docent.

• Finalment, tingueu present que el DAV informa els alumnes, mitjançant el Tauler del professorat, que en el termini d'un mes a partir de la data de tancament de l'accés al curs els alumnes podran accedir, si escau, al certificat que els pertoca:
  • Directament, a través d'ATRI (alumnes de la Generalitat que disposin d'aquesta eina).
  • Els alumnes de l'Administració local o de la Generalitat que no tinguin ATRI, a través d'aquest espai del web de l'EAPC.
  • La resta d'alumnes s'hauran d'adreçar al responsable de formació del seu organisme (a vosaltres), per tal que els indiqueu per quines vies els fareu arribar els certificats. També podeu indicar al/a la DAV que inclogui en el missatge la informació específica que necessitin.

• Al final de tot el procés, quan ja tingueu fins i tot els resultats introduïts a Aul@, recordeu que cal que envieu l'informe de valoració amb les respostes dels alumnes al qüestionari de satisfacció tant als docents de les edicions avaluades com a la bústia genèrica de l'Escola transversal.eapc@gencat.cat, per poder anar millorant les activitats formatives i redissenyar-les si cal.

En accedir a l'Aula Virtual, el tauler "Els meus cursos" us mostra tots els cursos on esteu inscrits, siguin presents, passats o futurs. Disposareu, però, d'una sèrie d'opcions a la part superior per trobar més fàcilment els cursos:

• L'opció Tots ens mostra tots els cursos. També podem triar els Actuals, els Futurs i els Passats. En aquest cas, cal que els cursos tinguin la data d'inici configurada correctament. També podem visualitzar els que estiguin marcats com a Destacats o bé els Amagats.
• En el camp Cerca podeu introduir paraules clau per buscar un curs en el qual estigueu matriculats.
• Els cursos es poden mostrar ordenats alfabèticament o bé pels accedits recentment.
• El darrer desplegable ens permet triar com volem visualitzar el llistat de cursos: en format targeta, llista o resum.

Si voleu destacar un curs, només cal que cliqueu sobre els tres punts que trobareu a la part dreta de l'element i seleccioneu l'opció Destaca el curs.

Ara bé, és ben possible que l'apartat "Els meus cursos" us mostri molts cursos passats que no us interessen. La raó és que el vostre rol us permet de visualitzar cursos que estan ocults, al contrari del que els passa als alumnes, i per això els continueu veient encara que hagin ja passat fa anys, que estiguin ocults i fins i tot arxivats, mentre hi continueu inscrits.

La manera de deixar de veure aquests cursos antics, doncs, és desmatricular-vos del curs, i per a això us hem habilitat un permís que us permetrà fer-ho vosaltres mateixos, sense dependre de ningú:

Només heu d'accedir al curs al qual us vulgueu desmatricular i, des de la pàgina inicial del curs, cal que aneu al menú d'opcions del curs, que trobareu just a sota del títol i cliqueu sobre l'opció "Més".

Es desplegarà un menú amb una sola opció "Cancel·la la meva inscripció al curs XXX". Només cal que feu clic sobre aquesta opció per tal que quedeu desinscrits del curs.

Si més endavant necessiteu tornar a accedir al curs, no us amoïneu, només ens ho heu de demanar i us hi tornarem a matricular. Veureu que no s'ha esborrat ni la vostra activitat, ni els missatges dels fòrums on hàgiu participat.

↑ Tornar a dalt

En primer lloc, cal tenir en compte la diferència entre els usuaris i els rols o permisos que podeu tenir a la plataforma. L'"usuari" és allò amb què s'identifiquen les persones a l'Aula Virtual. Cada usuari té les seves pròpies claus d'accés (usuari i contrasenya). El "rol" es refereix al conjunt de permisos que s'atorguen als usuaris, segons les tasques que cal que duguin a terme (alumne, docent, responsable d'edició, mànager, coordinació, etc.). Tots els usuaris poden tenir els rols o permisos que convingui, segons les tasques a efectuar.

A continuació, hi ha indicacions sobre els usuaris i rols o permisos que podeu tenir a l’Aula Virtual per tal d’aclarir i ordenar-ne l’ús en funció de les tasques que feu o vulgueu fer. Aquesta és la situació actual a grans trets:

• Usuaris amb nom i rol "Mànager": generalment són usuaris genèrics, no identificats amb noms personals, que us heu creat amb adreces de correu fictícies. Aquests usuaris tenen rol o permisos de mànager o gestor a la vostra categoria de cursos, si heu demanat de tenir-ne una, per tal de desenvolupar i portar a terme cursos propis.

• Usuaris amb nom "Unitat de formació X" i amb rol “Responsable d’edició” amb què us inscrivim amb aquest rol específic als cursos de l’EAPC dels quals ens demaneu edicions: es tracta d'usuaris també genèrics, identificats de la manera que expliquem a l'inici d'aquesta guia, però vinculats a adreces reals dels vostres departaments. El fet que feu servir una adreça real facilita la gestió, ja que rebreu notificacions del que passa als cursos.

• Usuaris personals de les persones que treballeu a les unitats de formació: alguns en teniu i estan vinculats a adreces de correu personal vostres. Caldria que reservéssiu aquests usuaris per fer-los servir només quan actueu com a alumnes, docents o DAV dels cursos, si fos el cas.

Si voleu i us interessa per temes organitzatius, és possible que amb un sol usuari pugueu ser gestors de la vostra categoria de cursos i, a més a més, ser responsables d’edició (recordeu que una cosa són els usuaris i una altra els permisos que teniu). Si voleu fer-ho així, només cal que a l’usuari identificat com a responsable d’edició li donem també permisos de mànager o gestor de la vostra categoria de cursos (el vostre espai propi a l’Aula Virtual). Així amb un sol usuari genèric podríeu fer les dues tasques.

↑ Tornar a dalt